業務改革について徹底的に語り合うステップのイメージ:花が散って実になる手前でまだ収穫できない第2ステップで「会社を良くしたい」というメンバーの志を一つに合わせました。

こうなるとすぐに行動したくなりますが、業務改革が必要な重大な問題は拙速に解決できるほど簡単ではありません。

現在の会社の実態はどうなのか、問題の根本的な原因は何か、徹底的に討議することが業務改革の第3ステップです。

この段階では実効性のある解決策は生まれません。まず徹底的に語り合って問題の本質を把握することにより、問題意識を共有します。

本音を全て吐きだす

プロジェクトメンバーは異なるタイプの混成部隊ですから、志を一つに合わせても考えていることは異なります。営業に問題があると考えているヒト、製造に問題があると考えているヒト、人事が間違っていると考えているヒト、問題意識は様々です。

互いに遠慮して言えなかったり、そもそも自分自身がそういう意識を持っていることに気づいていなかったり。さぁ討議しましょう、と言っても、いきなり本質的な話は出てこないものです。

まず、各々の本音を言うことができる雰囲気を作る必要があります。それにはざっくばらんなフリートークが一番です。合宿や飲みニケーションも有効です。

この段階ではメンバーの関係が本音で討議できる状態に進化することを目指します。雰囲気ができてくると、個人に対する批判なども出てきますがOKです。

この段階で議事録を取ってしまうと本音が出なくなります。とはいえ、ただしゃべって終わりでは話した内容を忘れてしまいます。誰が言ったかは抜きにして、出た話題を整理しておきます。

○○とは? ~自社の本質を討議する

本音で討議できる状態になったら、自社について考えます。どんなことが得意か、苦手か、何が強い、弱い。

わが社はどこそこのなんとかを売っている特徴あるネットショップである、というような外から見えることだけでなく、仕入先の開拓が上手いとか下手とか、もっと具体的に、だれそれはミスが多いとか、顧客対応が下手とか、、

悪い点もいいのですが、良い点が出てくるとベターです。ミスは多いけど顧客には親切とか、海外のメーカーと直接取引できるとか、(ネットショップなのに)人的営業が得意な人材がいるとか。

あるいは、どういうことで儲かっている、儲かっていない。仕入の(買い叩くのが上手い)おかげで儲かっている、キャッチコピーで儲かっているなど。

自社の姿かたちを本質的に討議します。

本質を討議する際に、本音を整理したことが役に立ちます。(役に立てるように心がけて進めてください。)

意見を図式化して書き出す

自社の姿かたちを討議する段階はフリートークではいけません。また、討議した結果を記録に残すというアプローチでも足りません。その場で自社の本質を図式化してください。

KJ法のように、カードに各自が書いて、関係を整理していく方法も有効です。
あるいは、ホワイトボードに描いていくのでもOKです。

自社の姿かたちを1枚の図面に表現するつもりで、描いてください。

描きつつある図を見ながら討議してください。

図式化して考えることにより様々な物事の関係を視覚的に掌握できるので、問題の本質が見えてきます。

とは言ったものの、社内の人材が図を描くのは難しいのが実情です。コンサルティングの場では、私が進行役を務めつつ、図を描く係を務める場合もあります。

問題意識を共有する

徹底的に語り合う目的は、各々の異なる問題意識を共有することです。

まずは本音で話して、本質論を図式化して討議することにより、意見は異なっても問題意識は共有できるようになります。一つの意見に集約するのではなく、こういう意見もある、ああいう意見もある、その関係はこういう図になっている、という共有です。

例えば、ある事業が儲かっていないのは、営業に問題があるのか、工場に問題があるのか、異なる意見があるけれど、今のところ判断できる情報が足りていない、ということがわかるのです。この状態で解決策を討議してもダメですよね。そもそもそういうデータを把握できていないことが問題なのです。(こういう会社では、把握せずに議論する慣習こそが問題の本質です。)


業務改革が必要な重大な問題は拙速に解決できるほど簡単ではありませんから、いきなり解決策を議論するのではなく、まずは徹底的に語り合うことによって問題意識を共有することが重要です。

業務改革の第3ステップでは、現在の会社の実態はどうなのか、問題の根本的な原因は何か、解決するためには何をするべきなのか、様々な意見を本音で語り合い、その関係を図式化して考えることにより、問題の本質を把握します。

みなさんが問題意識を共有できますように、
社長と社員のみなさんに幸せが訪れますように!


(追記)
第4ステップを書いていて、図の例を見せないとわかりにくいなぁ、と思いつつ、、
説明用に作った図があるのですが、顧客にコンサルティングする際に使うものなので不特定多数に公開するのは躊躇しています。
見てみたい方は、とりあえずfacebookからメッセージを添えて友達申請してください。