trigger3以前に失敗した時の10分の1の費用で成功してしまった
と、偉い人が驚きました。

とある会社での業務効率化システムの成功事例。

成功の秘訣は、目的を明確に意識した開発プロセスでした。

目的を明確化すべきである

プロジェクト計画でも、システム開発でも、
目的を明確にすることが重要である
と言われています。

計画書の最初に記述するべきなのは、目的。

なぜ、なんのために、そのプロジェクトを実施するのか、
決まっていなければ、ことの優先順位が決められず、プロジェクトが迷走する。

だから、プロジェクトに成功するためには、目的を明確にする必要がある。

「目的は業務効率化」では不十分

業務を効率化するために業務改革プロジェクトをたちあげて、
その実現手段はシステム開発。

システム開発の目的は、業務効率化(業務コスト削減)。

プロジェクトの目的が業務効率化なのだから、当然なのですが、
これでは不十分です。

目的を明確にしたのに、稼動したシステムはお蔵入り

そのシステムは、不動産検索サイトの拡張機能として、
全国の代理店(数万社)に使ってもらうはずでした。

目的は明確で、社内の営業部門(数百名)の業務効率化。

ホームページ制作会社に依頼して、
デザインを何度も手直しして、本稼動しました。

が、ほとんど使われず、お蔵入り。

もう一度、別の企画として、トライして、また、使われず。

目的を明確にしたはずなのに、稼動したシステムはお蔵入りしていました。

目的を明確にするとはどういうことか

どのような仕組みで業務を効率化するのか、その方法論を考えて、
それに沿った目的を設定する必要があります。

その方法論次第で、
関係する人達(ステークホルダー)が変わってきます。

この事例でいえば、

代理店の人達。
それも、代理店の経営者、管理職、社員、パート。
小さな不動産屋なら、社長とパート。

自社の各営業所の所長、担当者、パート。

自社の事業所長。

自社の社長。

これら様々な人達に、目的を伝える必要があります。

「業務効率化のために協力してください」
では、伝わりませんし、協力も得られません。

計画書に書くというよりも、目的を設計する

目的とは、目指すべきゴールです。

そのゴールは、その人が目指したいものであることが重要です。
(そうでないと、目指してもらえません。)

目的は業務効率化なのだけれど、関係する人達にどう動いてもらうのか、
彼ら各々が目指したくなるゴールを考えるのです。

代理店のパートさんなら、作業が楽になること。
代理店の経営者なら、経費が減ること。

営業所の担当者なら、自分の手間が減ること。

関係する人達のことをよく考察して、
業務効率化につながるように、各々のゴールを設定していくのです。

場合によっては、関係者にヒアリングすることも必要です。

業務効率化という目的に到達するための、
関係者各々が目指したくなるゴール(目的)を設計するわけです。

関係者の各々の目的を意識してシステムを開発する

デザイナーに、「目的は業務効率化」と言っても、
どんなデザインにすればいいのか、わかりません。

プログラマーに、「目的は業務効率化」と言っても、
どんなプログラムにすればいいのか、わかりません。

・代理店の人達の目的を意識して、デザインや使い勝手

・営業所の担当者の目的を意識して、機能や操作性

・社長の目的を意識して、機能や操作性

を設計して、開発するのです。


とある会社に、
過去に2回も開発したのに使われなかったシステムがありました。

関係する人達、各々に落とし込んだ目的を設計して、
その目的を意識して開発することにより、
使える(使われる)システムを作ることに成功しました。

という事例でした。