業務改革の基本ステップのイメージ:桜のつぼみ業務改革は会社によって場面によって異なるので教科書どおりにやっても成功しません。

決まった手順で成功するぐらいなら普段の業務の中で出来てしまっているはずで、そもそも改革の必要がありませんから。

改革に成功するためにはケースバイケースで臨機応変に進める必要があります。

今までの事例から編み出された、臨機応変に業務改革を進めるための基本的なステップを紹介します。

1.志の高いメンバーを集める

「会社を良くしたい」という志を持つ人を見い出して、プロジェクトの主要メンバーにします。

「会社を良くしたい」には、会社の業績を上げたい、社員みんなの待遇を良くしたい、仕事が楽にできるようにしたい、など、様々なバリエーションがあります。

いずれにせよ、そういう目的のために知恵を絞ってがんばろう、という志の高いメンバーを集めることが、第1ステップです。

2.想いを一つにする

第2ステップは、様々な「会社を良くしたい」のバリエーションを整理して、メンバーの想いを一つにすることです。

「社員みんなの待遇を良くしたい」を実現するためには、原資が必要です。給料を上げるにしても福利厚生を充実するにしても。原資を得るために、会社の業績を上げる必要があります。

「仕事が楽にできる」は、苦労しなくても効率よく出来る仕組みを作る→会社の業績が上がるという関係になります。

会社の業績を上げることを目指すことが、結果的に待遇を良くしたり、楽できるようになるための唯一の道であるという、みんなわかっているけど忘れがちな真実を再確認するのです。

3.徹底的に語り合う

業務改革が必要、ということは、現在、会社の業績が低迷している、忙しすぎるのに利益が少なく社員が疲れきっているなど、何か、重大な問題を抱えているはずです。

その問題は、1、2回の会議で出てきた案を順番を決めて実行するというような拙速な進め方で解決できるような簡単な問題ではないはずです。

現在の会社の実態はどうなのか、問題の根本的な原因は何か、徹底的に討議することが第3ステップです。

この段階では実効性のある解決策は生まれません。まず徹底的に語り合って問題の本質を把握することにより、問題意識を共有します。

4.絵を描く

第4ステップは、将来こうありたいという会社の姿を絵に描くことです。

絵の形式は会社によって場面によって異なりますが、概ね、3Cや4Cに社内の業務構造を加えたようなビジネスモデルの図になります。

みんなで知恵を出しあって、(口だけではなく)手を動かして描きます。

アイデアを出すためのブレインストーミングという定番手法がありますが、似て非なるものです。業務改革は、奇抜なアイデアを出すことが目的ではありません。

建物を建てるための設計図を描くような作業です。

5.PDCAを回す

(PLAN)描いた絵の状態になるための具体的な実行計画を立てて、
(DO)行動して、
(CHECK)その状況をチェックし、
(ACTION)行動を修正します。

計画段階で、様々な(良さそうな)施策が出てきますが、全てを実行しようとしてはいけません。全て実行しようとすると、全てが中途半端になってしまって、結局、絵の状態には辿りつけなくなります。

第4ステップで描いた絵の姿になるために(やった方が良い策ではなく最低限必要な施策だけを実行します。


事例から編み出された、臨機応変に業務改革を進めるための基本的なステップを紹介しました。

今後、各ステップについて、詳しく解説していきます。